Come funziona;

Per avvalersi dell'autocertificazione, è necessario solo compilare il modulo previsto (disponibile anche in formato telematico) e sottoscriverlo senza alcuna autenticazione della firma.
Per quanto riguarda la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà, occorre l'autentica della firma solo quando non sia contestuale ad un'istanza.
L'autentica della firma avviene previa identificazione del dichiarante da parte del pubblico ufficiale autenticante.
L'accertamento dell'identità personale del dichiarante può avvenire in uno dei seguenti modi:

conoscenza diretta da parte del pubblico ufficiale;
testimonianza di due idonei fidefacienti conosciuti dal pubblico ufficiale;
esibizione di un valido documento di identità personale, munito di fotografia, rilasciato da una pubblica autorità

Dov'è utilizzabile

L'autocertificazione e le dichiarazioni sostitutive di notorietà sono utilizzabili solo nei rapporti con le amministrazioni pubbliche, intendendo con ciò, tutte le Amministrazioni dello Stato ivi compresi gli istituti e le scuole di ogni ordine e grado, le istituzioni universitarie, le aziende e le amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo, le regioni, province, comuni e comunità montane, I.A.C.P., camere di commercio e qualsiasi altro ente di diritto pubblico (compresi gli enti pubblici economici).
Sono, inoltre, utilizzabili nei rapporti con imprese esercenti servizi di pubblica necessità e di pubblica utilità (Poste, ENEL, Telecom, Aziende del GAS, ecc.).
L'autocertificazione e le dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà non possono essere utilizzate nei rapporti fra privati o con l'autorità giudiziaria nello svolgimento di funzioni giurisdizionali.

Quali sono le dichiarazioni che si possono autocertificare

Si possono autocertificare:

A) Con dichiarazioni sostitutive di certificazioni:

B) Dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà

Le dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà non richiedono alcuna autenticazione da parte del pubblico ufficiale quando siano contestuali ad una istanza.
In questo caso l'interessato deve presentare la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà:

L'impiegato non può rifiutare una autocertificazione

Il pubblico ufficiale o il funzionario dell'ufficio pubblico che non ammette l'autocertificazione o la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà, nonostante ci siano tutti i presupposti per accoglierla, incorre nelle sanzioni previste dall'art. 328 del Codice penale e rischiano di essere puniti per omissioni o rifiuto di atti d'ufficio.
Il cittadino dovrà, in primo luogo, accertare chi è il responsabile della pratica inoltrata, richiedendo nome, cognome e qualifica, inoltre è necessario conoscere il numero di protocollo della stessa e il tipo di procedimento attribuito.
Così come la Pubblica Amministrazione sa chi è il suo interlocutore, il cittadino, ha altrettanto diritto di sapere chi segue il procedimento che lo riguarda e come risalire agli atti relativi.

Come comportarsi in caso di rifiuto

Ottenuti i dati, il cittadino dovrà richiedere, per iscritto, le ragioni del mancato accoglimento dell'autocertificazione o della dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà segnalando anche, per conoscenza, il tesserino, con gli estremi della pratica al Comitato Provinciale della Pubblica Amministrazione presso la Prefettura del luogo in cui è stata rifiutata l'autocertificazione e alla Presidenza del Consiglio dei Ministri - Dip. Funzione Pubblica - ROMA.
La richiesta deve essere redatta in forma scritta. Se entro trenta giorni dalla data della richiesta, il pubblico ufficiale o l'incaricato non compie l'atto e non risponde per esporre le ragioni del ritardo/rifiuto, scattano i presupposti per le sanzioni della reclusione fino a un anno o della multa fino a due milioni di lire.
Il termine dei trenta giorni decorre dalla data di ricezione della richiesta.
La procedibilità è d'ufficio, pertanto non sono richieste querele, istanze o quant'altro.
Quindi colui che si vedrà rifiutata la propria autocertificazione o la dichiarazione sostitutiva, si troverà nelle condizioni di denunciare semplicemente l'omissione di atti d'ufficio.

Dichiarazioni non veritiere

L'amministrazione pubblica, può provvedere d'ufficio ad accertare la veridicità di quanto dichiarato dal cittadino.
E' evidente che le norme, semplificando l'azione amministrativa, vogliono anche creare fra Pubblica Amministrazione e cittadino, rapporti di fiduciosa collaborazione.
Il rilascio di dichiarazioni non veritiere è, d'altra parte, punito ai sensi del codice penale e delle leggi speciali in materia.

Autentica della firma e imposte di bollo

La legge istitutiva dell'autocertificazione, prevedeva che l'autocertificazione doveva essere sottoscritta e autenticata.
Con l'emanazione della legge 15-5-1997, n. 127, meglio conosciuta come "Legge Bassanini-bis", l'obbligo dell'autocertificazione della firma rimane solo per la "dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà" quando la stessa non è contenuta in una istanza.
Per le dichiarazioni sostitutive di certificazione (autocertificazioni), è sufficiente la sottoscrizione dell'interessato.
L'autenticità della firma delle dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà, può essere eseguita dai seguenti pubblici ufficiali: notai, cancellieri, segretari comunali e funzionari incaricati dai sindaci, anche di comuni diversi da quello di residenza, nonchè dal funzionario competente a ricevere la documentazione e dal funzionario incaricato dal gestore di pubblici servizi.
L'autentica della firma è soggetta ad imposta di bollo.
Nessuna imposta di bollo deve, peraltro, essere corisposta dal cittadino quando comprova che l'uso dell'atto è esente, per legge, dall'imposta.
(Principali usi che giustificano l'esenzione dall'imposta di bollo: pensionistico, assegni familiari, leva militare, iscriz. liste di collocamento, ecc.)

Dichiarazioni di nascita

I genitori, o uno di essi, possono dichiarare, entro 10 giorni dal parto, la nascita del proprio figlio presso il Comune di residenza, anche se la nascita è avvenuta in altro Comune.
Si può anche dichiarare:

Validità dei certificati

Tutti i certificati anagrafici, le certificazioni dello stato civile, gli estratti e le copie integrali degli atti di stato civile rilasciati dai servizi demografici, hanno validità 6 mesi dalla data di rilascio.
E' ammessa la presentazione delle certificazioni "scadute" purchè le informazioni contenute nei certificati stessi non siano variate.
In questo caso, basterà apporre sul certificato una dichiarazione non autenticata, resa dal titolare dello stesso, che attesti che le informazioni contenute nel certificato, non hanno subito variazioni dalla data di rilascio.
Ha validità illimitata ogni certificato non soggetto a modificazione (ad es.: certificati storici, di morte, titolo di studio).

3) ESTRATTI DEGLI ATTI DI STATO CIVILE La pubblica amministrazione, non può richiedere estratti di atti di stato civile al cittadino, ma dovrà procurarseli richiedendolo direttamente all'ufficiale di stato civile competente.
4) ACCERTAMENTI D'UFFICIO Le pubbliche amministrazioni, non possono richiedere ai cittadini la produzione di certificati attestanti l'assenza di precedenti penali e l'assenza di carichi pendenti. Detti certificati, devono essere accertati, presso gli uffici competenti, direttamente dall'amministratore che deve emanare il provvedimento. Le singole amministrazioni pubbliche, non possono richiedere atti o certificati concernenti fatti, stati o qualità personali, che risultino attestati in documenti già in loro possesso o che esse stesse siano tenute a certificare.
5) ACQUISIZIONE DIRETTA DEI CERTIFICATI Qualora l'interessato non intenda o non sia in grado di utilizzare le autodichiarazioni, i certificati concernenti fatti, stati o qualità personali risultanti da albi o da pubblici registri tenuti o conservati da una pubblica amministrazione, sono sempre acquisiti d'ufficio dall'amministrazione procedente, su semplice indicazione da parte dell'interessato della specifica amministrazione che conserva l'albo o il registro.
6) NON PIU' PREVISTA L'AUTENTICAZIONE DELLA FIRMA Nelle istanze da produrre agli organi della pubblica amministrazione ed ai gestori o esercenti di pubblici servizi, non è più necessaria l'autenticazione della sottoscrizione (firma), se l'interessato appone la firma in presenza del dipendente addetto a riceverla, oppure se l'istanza è presentata unitamente a copia fotostatica, ancorchè non autenticata, di un documento di identità del sottoscrittore. L'istanza e la copia fotostatica del documento di identità, possono essere inviate per via telematica. La sottoscrizione di istanze non è soggetta ad autenticazione anche nei casi in cui contiene dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà.
7) COPIE AUTENTICHE DI PUBBLICAZIONI L'interessato può sottoscrivere una dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà, dalla quale risulti la conoscenza del fatto che la copia della dichiarazione allegata, è conforme all'originale (per i pubblici concorsi ha lo stesso valore della copia autentica). Se questa dichiarazione è contestuale ad una istanza, la firma non va autenticata.
8) DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE PRESENTATE DA CITTADINI STRANIERI Nel caso in cui le dichiarazioni sostitutive siano presentate da cittadini della Comunità Europea, si applicano le stesse modalità previste per i cittadini Italiani. I cittadini extracomunitari, residenti in Italia secondo le disposizioni del regolamento anagrafico della popolazione residente, approvato con decreto del Presidente della Repubblica il 30 Maggio 1989, n. 233, possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive limitatamente ai casi in cui si tratti di comprovare stati, fatti e qualità personali certificabili o attestabili da parte di soggetti pubblici o privati italiani.
9) DOCUMENTO D'IDENTITA' IN SOSTITUZIONE DEI CERTIFICATI In occasione dell'accertazione della domanda, è vietato alle amministrazioni pubbliche, ai gestori ed agli esercenti di pubblici servizi, richiedere certificazioni che attestino dati o qualità già contenuti nel documento di identità. I dati relativi al cognome, nome, luogo e data di nascita, cittadinanza, stato civile e residenza, attestati in documenti di riconoscimento in corso di validità, hanno lo stesso valore dei corrispondenti certificati.
10) PRODUZIONE DI COPIE AUTENTICHE La produzione di atti e documenti, sono pienamente equipollenti agli originali. L'autenticazione di un documento, può essere effettuata dal funzionario competente, dal quale è stato emesso l'originale, da quello presso il quale l'originale è depositato o conservato, o da quello al quale deve essere presentato il documento, nonchè da un notaio, cancelliere, segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal sindaco. Nel caso in cui si debba presentare all'amministrazione copia autentica di un documento, l'autenticazione della copia può essere fatta dal responsabile del procedimento o dal dipendente competente a ricevere la documentazione, dietro esibizione dell'originale. In questo caso, la copia autentica può eseere utilizzata solo nel procedimento in corso.
11) PIU' SEMPLICE PARTECIPARE AI CONCORSI E' abrogata l'autenticazione della firma per la presentazione delle domande ai concorsi pubblici, nonchè ad esami per il conseguimento di abilitazioni, diplomi o titoli culturali; non è inoltre più previsto il limite di età, tranne che per alcuni casi particolari previsti dalle singole amministrazioni, in relazione alla natura del servizio. Sono conseguentemente aboliti, i titoli preferenziali relativi all'età. Se due o più candidati ottengono, a conclusione delle operazioni di valutazione dei titoli e delle prove di esame, pari punteggio, è preferito il candidato più giovane di età.
12) AUTENTICAZIONE DI FOTOGRAFIA La fotografia, può essere autenticata direttamente dall'ufficio che rilascia il certificato, purchè sia presentata personalmente dall'interessato. L'autentica di una foto, può essere effettuata solo se richiesta espressamente da una norma di legge (passaporto, patente).
13) NOVITA' IN MATERIA DI RILASCIO DELLE CARTE D'IDENTITA' E PASSAPORTO La carta di identità, può essere rinnovata sei mesi prima della scadenza. Nei documenti di riconoscimento, non è più necessaria l'indicazione dello stato civile, a meno che non lo richieda espressamente l'interessato. I giovani in attesa di svolgere il servizio di leva obbligatorio, potranno ottenere subito il rilascio della carta di identità e/o del passaporto; è infatti abrogata la norma che prevedeva il nulla osta obbligatorio per il rilascio del passaporto e/o della carta di identità. 14) FIRME DI PIU' PERSONE SEPARATAMENTE I documenti che richiedono la firma di più persone, possono essere sottoscritti anche separatamente ed in momenti diversi.

Autentica foto e firme

FOTO AUTENTICATE
Le fotografie per il rilascio di documenti personali sono legalizzate (=autenticate) dall'ufficio pubblico ricevente a richiesta dell'interessato se presentate personalmente.
Pertanto il cittadino ha la possibilità di evitare di recarsi presso il Comune ed ottenere l'autentifica della foto direttamente presso l'ufficio pubblico richiedente.
Rimane comunque attivo, a richiesta del cittadino, il servizio di autentica foto presso gli uffici comunali unicamente per i seguenti scopi:

Carte di identità

Nella carta di identità non è riportata l'indicazione o l'attestazione dello stato civile, salvo specifica richiesta del cittadino. In tal caso sarà indicato solamente lo stato civile "coniugato" o "stato libero" (Celibe - nubile - divorziato/a - vedovo/a). La carta di identità può essere rinnovata dal centottantesimo giorno precedente la scadenza. In tal caso il cittadino riceverà il nuovo documento dopo aver consegnato il precedente. E' prevista, a breve scadenza, l'istituzione di una nuova carta d'identità su supporto magnetico.

NOVITA'
I cittadini obbligati al servizio militare di leva o vincolati da speciali obblighi militari, non necessitano più del nulla osta del Distretto Militare o del Ministero della Difesa per avere la carta di identità valida per l'espatrio.

Il cittadino che richiede ls carta di identità valida per l'espatrio deve sottoscrivere apposita dichiarazione con firma non autenticata esente da bollo.

Paesi in cui è consentito l'espatrio con la carta di identità

1) Austria
2) Belgio
3) Croazia
4) Danimarca
5) EIRE
6) Finlandia
7) Francia
8) Germania
9) Gran Bretagna
10) Grecia 11) Liechtenstein
12) Lussemburgo
13) Malta
14) Principato di Monaco
15) Norvegia
16) Olanda
17) Portogallo
18) Spagna
19) Svezia
20) Svizzera

Sostituzione dei documenti
di riconoscimento ai certificati
I dati relativi a:

SCHEMA DI EQUIVALENZA
COGNOME - NOME - LUOGO E DATA DI NASCITA = CERTIFICATO DI NASCITA
CITTADINANZA = CERTIFICATO DI CITTADINANZA
STATO CIVILE = CERTIFICATO DI MATRIMONIO - CERTIFICATO DI STATO LIBERO
RESIDENZA (COMUNE, VIA E NUMERO CIVICO) = CERTIFICATO DI RESIDENZA

AGEVOLAZIONI PER IL CITTADINO
Le Pubbliche Amministrazioni e i gestori o esercenti pubblici servizio nel caso in cui all'atto della presentazione della domanda o instaurazione del rapporto con il cittadino sia richiesta la presentazione di un documento di riconoscimento, non possono esigere le corrispondenti certificazioni sopraindicate. Nel caso in cui i dati del documento presentato non siano più corrispondenti a situazioni di fatto, il cittadino può fare la dichiarazione sostitutiva di certificazione (autocertificazione).

E' ritenuto documento di riconoscimento qualsiasi documento munito di fotografia del titolare e rilasciata da un'Amministrazione dello Stato (es. patente, passaporto) nonchè la tessera di riconoscimento munita di fotografia e di timbro a secco, da chiunque rilasciata, se l'identità del titolare sia convalidata da un Amministrazione dello Stato (es. Tessere ordini professionali).

NOVITA' E SEMPLIFICAZIONE

I certificati, gli estratti e gli attestati necessari per l'iscrizione alle Scuole di ogni ordine e grado e all'Università, quelli che devono essere presentati agli uffici della Motorizzazione Civile, quelli richiesti dai Comuni per i procedimenti di loro competenza (es. di celebrazione di matrimonio, riconoscimento di figlio naturale, ecc.) sono sostituiti dalle dichiarazioni sostitutive di certificazioni (autocertificazione) e laddove le amministrazioni che le ricevono abbiano ragionevoli dubbi sulla veridicità del loro contenuto, sono tenute ad effettuare controlli sulle dichiarazioni e ad acquisire d'ufficio le certificazioni relative.
GARANZIE PER IL CITTADINO
Nei casi in cui norme di leggi o di regolamenti prevedano la dichiarazione sostitutiva al posto della certificazione, la mancata accettazione della stessa costituisce violazione dei doveri di ufficio da parte del pubblico ufficiale.
RICHIAMO ALLE SANZIONI PENALI
I cittadini che si avvalgono dell'autocertificazione, in caso di dichiarazione non veritiere, sono passibili di sanzioni penali.

Dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà
Le dichiarazioni sotitutive dell'atto di notorietà di cui all'art. 4 della Legge n. 15/68 consistono in una dichiarazione di fatti, stati e qualità personali che sono a diretta conoscenza del cittadino, non compresi in elenchi, registri o albi tenuti dalla pubblica amministrazione o da concessionari di pubblici servizi.
Il cittadino si assume la responsabilità civile e penale delle proprie dichiarazioni che non dovranno essere sostituite da altra documentazione. E' vietato richiedere l'atto notorio quando lo stesso può essere supplito dalla dichiarazione sostitutiva.

NOVITA'
Le dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà se collegate ad un'istanza ad una pubblica amministrazione per l'emanazione di un provvedimento, possono essere sottoscritte dinanzi al dipendente addetto. In questi casi, tali dichiarazioni non devono essere più autenticate con la formula solenne prevista dall'art. 20 della Legge n. 15/68, essendo sufficiente l'identificazione del richiedente all'atto della sottoscrizione dinanzi al dipendente addetto e, di conseguenza, non è più dovuta l'imposta di bollo. Tuttavia è sempre possibile, su richiesta dell'interessato, far ricorso all'autentificazione della firma; in questo caso, però, è dovuta l'imposta di bollo. Le dichiarazioni sostitutive di atto notorio, infine, possono essere presentate direttamente allo sportello dall'interessato oppure semplicemente inviate all'ufficio con allegata la fotocopia di un documento di identità, senza perciò la necessità della sottoscrizione alla presenza del dipendente addetto.

Autentica di documenti

Nei casi in cui l'interessato debba presentare all'amministrazione copia autentica di un documento ai sensi dell'art. 14 Legge n. 15/68, l'autenticazione della copia può essere fatta direttamente dal dipendente che riceve la documentazione su semplice esibizione dell'originale e senza obbligo di deposito dello stesso presso l'amministrazione procedente.
In tal caso la copia autentica può essere utilizzata solo nel procedimento in corso.

Cittadini stranieri

Nei casi in cui le dichiarazioni sostitutive di documenti o dell'atto di notorietà siano presentate da cittadini Ue, si applicheranno le stesse modalità valide per gli italiani. I cittadini extracomunitari residenti in Italia potranno utilizzare ambedue le tipologie di dichiarazioni sostitutive nei soli casi in cui debbano dimostrare stati, fatti e qualità personali certificabili o attestabili dai soggetti pubblici o privati italiani.

Conclusioni

Il cittadino può esigere, presso qualsiasi Pubblica Amministrazione e imprese o gestori di servizi pubblici la piena osservanza delle norme sopraindicate in modo che il suo rapporto sia più snello, trasparente e meno dispendioso in termini di tempo.